Vous êtes élu(e) pour organiser officiellement l’EVJF de votre proche ! Un rôle à la fois important et très stressant. Vous allez devoir gérer la pression de l’organisation tout en donnant le meilleur de vous-même pour que cette journée soit mémorable. Mais vous ne savez pas par quoi commencer, comment organiser cette journée si spéciale pour qu’elle reste graver dans les mémoires à tout jamais ? Dans cet article, nous vous donnons des astuces pour organiser l’EVJF de votre proche.
Préparer une liste des invités
Bien entendu, il faut commencer par le plus important… La liste des invités ! Qui aura l’honneur de participer à cette journée incroyable ? Comment décider de qui viendra et qui ne viendra pas ? Et bien le mieux serait de demander directement à la future mariée ou au futur marié. Ce sera plus sécurisant et cela évitera de faire venir des personnes qui ne ferait pas spécialement plaisir à votre proche. Alors mieux vaut s’assurer de savoir qui elle/il sera content/e de voir à son EVJ.
Pourquoi dresser une liste des invités ? Tout simplement parce que cela vous permettra de réaliser les tâches suivantes, notamment pour la partie budget.
Poser toutes les idées
Votre liste d’invités est achevée, vous avez prévenu tout le monde et vous avez créé un groupe de discussion. L’objectif est que chacun puisse poser ses idées. Votre rôle sera alors de superviser toutes ces idées qui fusent et de les poser sur papier. Faites une liste des idées de chacun, et ensuite vous pourrez déterminer ce qui est faisable ou pas.
Cette liste vous permettra d’éliminer petit à petit la faisabilité des activités, tant au niveau budget que de logistique, et aussi par niveau d’affinité avec la personne concernée. Imaginez que vous lui proposez un saut en parachute alors qu’elle n’aime pas ça. Il faut être cohérent, et cette liste vous permettra de l’être : en procédant par élimination !
Imaginer des surprises
Qu’est-ce qu’une journée EVG sans de bonnes surprises ! Sans compter les activités qui seront réalisées, vous pouvez aussi imaginer des surprises supplémentaires pour que la future mariée ou le futur marié puisse se souvenir davantage de ce week-end.
Généralement, pour les EVJ, sont préparées des cadeaux souvenir. Cela peut-être un déguisement ridicule, des accessoires personnalisés. Pour ce dernier, pensez au t-shirt pour evjf ! Vous avez plusieurs options : soit la personne est la seule à porter un t-shirt personnalisé avec des textes et photos que vous aurez choisis, soit vous en portez tous un ! Il n’y a rien de mieux qu’un textile personnalisé comme souvenir. Comme ça, même après le jour J, vous pourrez le porter en signe de bons souvenirs !
Dresser une liste des prestations
Les invités sont ok, les surprises et activités sont votées, à vous de voir ce que vous pouvez rajouter comme prestations extérieures. Vous pouvez par exemple faire venir un photographe professionnel pour réaliser un shooting photo de votre journée. Vous pouvez aussi parfaitement engager un vidéaste qui sera présent pour les moments les plus importants et vous fournir une vidéo de complète de votre week-end. Cela peut être onéreux, mais si vous êtes nombreux, vous pourrez vous partager la note. Et les souvenirs qui en découlent n’ont pas de prix !
Choisir le lieu
Maintenant que le plus gros est fait, encore faut-il savoir où organiser votre EVJF ! Choisissez un endroit qui tienne à cœur à votre proche. Peut-être sa ville d’enfance, une région qu’elle/il a toujours voulu visiter… Ou encore le lieu le plus pratique qui puisse vous permettre de faire les activités sereinement !
Choisir un hébergement
Évidemment, il faudra vous loger ! Choisissez un hébergement en fonction du lieu et de vos activités. Peut-être est-ce qu’un camping sera le plus convivial ? Ou alors une villa pour avoir des temps de repos et de détente. Cela peut-être aussi un hébergement insolite pour rester dans l’ambiance jusqu’au bout de la nuit !
Vous pourrez également faire votre choix en fonction du budget de chacun.
Définir un budget
Votre liste des invités est figée, les idées d’activités aussi, vient maintenant le moment de faire un budget prévisionnel. Faire un budget prévisionnel pour l’organisation d’un EVJ est très important pour que chacun puisse anticiper les coûts. Tous les participants doivent pouvoir être libre de dire si oui ou non ils pourront assumer cette journée financièrement.
Vous pouvez vous créer un tableau sur un logiciel de calcul pour disposer tous les frais par catégorie (activités, repas, cadeaux, hébergement, etc). Puis rassembler la totalité des frais pour ensuite les diviser par le nombre de participants.
Pensez également à prévoir des frais de transport, de repas, de péage si besoin, de taxe de séjour, etc. Vous pouvez aussi prévoir une enveloppe pour gérer les éventuels imprévus.
Organiser un EVJ est un rôle exceptionnel. Vous connaissez votre proche et saurez quoi lui proposer pour cette journée mémorable. Ne vous mettez pas trop de pression, l’important est de s’amuser !
